Über diesen Knoten kommunizieren alle Kanäle

Herr Altbürger, welche Kanäle nutzt der Kommunikationschef des IB an einem normalen Arbeitstag?

Hauptsächlich das persönliche Gespräch, E-Mail und Telefon. Ich kommuniziere hauptsächlich mit meinem Team. In der Unternehmenskommunikation arbeiten zehn Leute.

Über welche Kanäle informieren sie die mehr als 14.000 Beschäftigten deutschlandweit?

Im digitalen Zeitalter vielleicht etwas konservativ, dafür aber zuverlässig ist unsere Mitarbeiterzeitung. Wir senden das Printmagazin zu allen Beschäftigten nach Hause. Viermal im Jahr 14.000 Exemplaren. Die 28 Seiten sind unser umfassendstes Angebot zur Verbreitung von Informationen. Und auch das teuerste.

Welche Themen transportieren Sie?

Die Mitarbeiterzeitung hat eine grobe Zweiteilung. Eine Hälfte besteht aus Themen der IB-Gruppe, dabei handelt es sich um Inhalte, die alle etwas angehen und die überwiegend von uns aus der Zentrale kommen und von uns geplant werden. Dazu gehört auch der individuelle Schwerpunkt jedes Heftes. Das letzte Mal stand die Ukraine-Hilfe im Mittelpunkt. Ein anderer Schwerpunkt thematisierte die “IB Woche der Menschenrechte”, in der wir ein Projekt gegen die WM in Katar gestartet haben. Für die zweite Hälfte der Zeitschrift sammeln wir Inhalte, die aus den Organisationseinheiten und von Mitarbeitern kommen.

Wenn Mitarbeiter uns Themen zuschicken, müssen die Texte dazu nicht perfekt sein. Wir haben dafür ein eigenes Redaktionsteam. Also Hauptsache, das Thema ist wichtig, den Rest bereiten wir auf. Bisher mussten wir uns nie Sorgen machen, das Heft nicht vollzukriegen.

Und warum setzen Sie bei der Mitarbeiterzeitung auf analog und gedruckt statt auf digital?

Ich bin ein großer Fan des gedruckten Heftes, weil ich denke, dass eine PDF-Datei, die beispielsweise via E-Mail rumgeschickt wird, noch schneller gelöscht ist als ein Heft weggeworfen. Unsere Mitarbeiterzeitung soll zu Hause rumfliegen. Dann guckt vielleicht auch die Familie nochmal rein, das stärkt die Bindung an den IB. Die Zielvorstellung unseres Vorstandsvorsitzenden ist, dass auch der Opa auf dem Klo die Zeitung liest - das erreichen wir mit keinem anderen Medium.

Bei der analogen Mitarbeiterzeitschrift beachten wir aber natürlich auch den Umweltaspekt, denn wir wollen uns als nachhaltig agierendes Unternehmen aufstellen. Wir drucken auf recyceltem Papier, wir nutzen Naturfarben und versuchen so an dieser Stelle den CO2-Fußabdruck zu minimieren.

Hinzukommt: Wenn wir das Heft online veröffentlichen würden, müssten wir zudem einen noch höheren Anspruch an seine Qualität haben. Wir müssten die Inhalte mindestens monatlich aktualisieren und das Format auch interaktiv gestalten, mit Kommentarfunktionen zum Beispiel.

Wie einen IB-Blog also?

Ja, genau. Wir hatten sogar schon mal einen Blog für unsere Zentrale - den "Flurfunk". Dabei handelte es sich um eine WordPress-Anwendung. Dieses Projekt ist dann aber wieder sanft entschlafen, weil wir damals die nötigen Ressourcen nicht hatten.

So ein Blog kostet eben nochmal mehr zeitliche, personelle und finanzielle Ressourcen als die analoge Mitarbeiterzeitung. So weit sind wir zwar aktuell noch nicht, aber das definieren wir als zukünftiges Projekt, das ist klar.

Gibt es beim IB denn ein Intranet?

Wir diskutieren im IB immer noch darüber, ob wir ein Intranet haben oder nicht. Wir haben eine Plattform, die ein Intranet werden sollte und auch Informations- und Kommunikationsplattform heißt, aber hauptsächlich zur einrichtungsübergreifenden IB-weiten Dokumentenablage genutzt wird. Ein Intranet für die interne Kommunikation haben wir zu meinem größten Bedauern nicht.

Was fehlt Ihnen und den IB-Mitarbeitenden denn dadurch?

Uns fehlt der bereichsübergreifende Austausch zwischen den Mitarbeitern. Dafür gibt es bei uns nur den E-Mail-Verkehr und das ist ja inzwischen schon Steinzeit. Wir haben keine DSGVO-konforme Messenger-App und keine Diskussionsforen. Was die technischen Voraussetzungen der Kommunikation angeht, sind wir meiner Ansicht nach immer noch recht rückschrittlich.

Was bleibt dadurch nach Ihrem Gefühl auf der Strecke?

Bei uns gibt es zum Beispiel das Format der “Dienstagsmail”. Jeden Dienstag schickt unser Vorstandsvorsitzender eine Rundmail an alle Mitarbeiter mit dem “Bericht zur Lage der Nation”, zu aktuellen Themen und Informationen, die für den IB und seine Angestellten relevant sind. Zwar gibt es seit ein paar Jahren für alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen persönliche E-Mail-Adressen, aber wir wissen auch, dass es viele Mitarbeiter gibt, die gar keinen Dienstrechner haben, wie die Erzieherinnen in der Kita oder die Sozialarbeiter in einer Einrichtung. Dementsprechend gelingt es uns, mit unseren aktuellen Instrumenten nicht alle 14.000 Mitarbeiter zu erreichen. Wir haben kein Kommunikationsmedium, auf das wir zurückgreifen können, wenn Informationen bei allen Beschäftigten ankommen müssen.

Neben der Informationsvermittlung ist auch die Identitätsstiftung eine relevante Aufgabe der internen Kommunikation. Wie gelingt es Ihnen und Ihrem Team, die gemeinsamen Werte der Organisationskultur zu transportieren und die Identifikation der Mitarbeiter:innen mit dem IB zu fördern?

Ich denke, was das angeht, sind wir ganz gut aufgestellt. Wir sind im Bereich der Jugend-, Sozial- und Bildungsarbeit unterwegs, da tummeln sich viele kirchliche oder parteinahe Träger. Wir dagegen sagen: Wir sind überkonfessionell und überparteilich und bei uns kann jeder so sein, wie er will. Wir werben mit unserer starken Haltung und tragen diese auch immer wieder an die Mitarbeiter. Im Juni werden wir beispielsweise zum zweiten Mal am “Pride Month” teilnehmen. Damit unterstreichen wir, dass wir erstens für die Rechte von queeren Menschen eintreten, zweitens Diversity im Unternehmen fördern und wir zeigen drittens, dass Diskriminierung beim IB nicht akzeptiert wird.

Der IB ist zudem Mitglied der Charta der Vielfalt. Wir haben sie also nicht nur unterschrieben, sondern sind als einziger freier Träger in Deutschland auch Mitglied und nehmen das Thema sehr ernst. Wir als Unternehmenskommunikation unternehmen darüber hinaus auch regelmäßig Einrichtungsbesuche, weil wir wissen wollen, was vor Ort passiert.

All diese Bemühungen werden von den Mitarbeitern wahrgenommen und wertgeschätzt.

Hat die COVID-19-Pandemie etwas an der internen Kommunikation und Organisation beim IB verändert?

Wir sind digitaler geworden, wir alle.  

Beim IB gab es bereits vor der Pandemie ein Videokonferenzsystem, das aber nur sehr rudimentär genutzt worden ist. Heute sind Videokonferenzen Standard und lassen sich schnell und einfach durchführen, während es früher, ehe man alle Kollegen für ein persönliches Treffen zusammen hatte, immer ein bisschen gedauert hat.

Auch im Bereich der Verwaltungsprozesse ist die Digitalisierung vorangeschritten, das betrifft zum Beispiel die Prozesse der Zeiterfassung oder die Einreichung von Urlaubsanträgen, beides funktioniert jetzt digital.

Außerdem hat die Pandemie den Regelungen zum mobilen Arbeiten sehr Vorschub geleistet. Diese Option gab es vorher nicht - jetzt ist sie nicht mehr wegzudenken. Das ist natürlich wiederum auch ganz klar ein hilfreiches Kriterium bei der Akquise von neuen Mitarbeitern. IB-weit gilt die Regel, dass wir bis zu vier von fünf Wochentagen mobil arbeiten können. In meinem Team arbeiten wir allerdings zwei Tage mobil und drei Tage in Präsenz. Das hat meine Mitarbeiter zuerst nicht glücklich gemacht, aber im Nachhinein haben sie festgestellt, dass es doch gut ist, wenn man sich ab und zu mal sieht.

Sie haben es bereits erwähnt: Nicht alle Mitarbeiter:innen des IBs haben einen Büroarbeitsplatz und damit keinen regelmäßigen Zugang zur E-Mail-Kommunikation. In anderen Fällen müssen Informationen unterwegs ausgetauscht werden, beispielsweise bei der ambulanten Pflege. Oft wird deshalb auf den Messenger-Dienst WhatsApp zurückgegriffen, das ist zwar praktisch, aber nicht sicher. Ist der IB vom WhatsApp-Wildwuchs der Mitarbeitenden betroffen? Wie gehen Sie mit dem Thema Datenschutz um?

Dass einige Teams über WhatsApp kommunizieren, würde ich nicht ausschließen, aber es ist nicht gestattet. Wir kommunizieren auch ganz offiziell, dass wir das nicht wollen.

Datenschutz nehmen wir sehr ernst. Beim IB sind Datenschutzbeauftragte im Einsatz, auch  hier in der Unternehmenskommunikation haben wir eine Kollegin, die sich um das Thema  kümmert. Zudem sind wir im ständigen Austausch mit Anwälten. Aber wie es so ist: Frage drei Anwälte, dann bekommst du fünf verschiedene Antworten.

Einige Organisationen, mit denen wir zusammenarbeiten, nutzen ein mobiles Intranet, welches DSGVO-konform ist. Damit können sie sich in Notfällen auch schnell organisieren, weil es kein Problem ist, darüber persönliche Daten zu versenden.

Traumhaft! Das würde ich auch noch gut finden. Aber das ist bei uns leider noch nicht absehbar. Wir, die Unternehmenskommunikation, sind eine starke Abteilung. Wir sind zehn Personen mit unserem FSJler elf, aber für alles reicht es dann eben doch nicht.

Dann wollen wir mal ein bisschen auf die Zukunft schauen. Der IB nutzt aktuell E-Mails und die analoge Mitarbeiterzeitung als Hauptinstrumente der internen Kommunikation. Sie haben auch schon angesprochen, dass damit aber aufgrund der unterschiedlichen Arbeitsbedingungen immer die Gefahr besteht, dass man einige Mitarbeitende nicht erreicht. Haben Sie schon Pläne für die interne Kommunikation, um dieses Problem zu beheben?

Wünsche und Vorstellungen haben wir eine Menge! Das fängt mit einem Intranet an. Zudem ist es ganz klar, dass, je mehr es sich verbreitet, dass die Menschen Handys nutzen, mittelfristig sicher auch sinnvoll ist, eine interne Social Media Messenger App einzuführen, durch die man vieles miteinander verknüpfen könnte: Verwaltungsvorgänge, aber auch den Austausch von Informationen.